Inleiding
Volgens artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties en artikel 54 van Nadere Voorschriften Accountantskantoren is het verplicht om de klokkenluidersregeling van ons kantoor op de website te plaatsen. Accountantskantoor Spoelstra & Scherer (AKSS) hecht waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten. In dit kader is AKSS van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de vertrouwenspersoon van AKSS.

Begrippen
In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:
AKSS : De accountantsorganisatie is maatschap accountantskantoor Spoelstra & Scherer
Medewerker : Alle aan AKSS verbonden werknemers inclusief vennoten en/of directie en/of bestuursleden.
Externe derde : Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon niet zijnde AKSS of één van haar medewerkers.
Melder : Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
Vertrouwenspersoon : De natuurlijk persoon die door de directie van AKSS is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. Bij Akss is dit inprincipe de compliance offer tenzij deze direct betrokken is dan is het de waarnemende functionaris en of vennoot.
(Vermeende) onregelmatigheid : Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot AKSS en/of haar medewerkers in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit;
b. een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren vaninformatie over voornoemde feiten;
c. een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
d. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
e. een (dreigende) schending van binnen AKSS geldende(gedrags)regels of
f. overige situatie die naar oordeel van de melder gemeld dient te worden aan de vertrouwenspersoon.

Melding
1. Een medewerker of een externe derde die van mening is dat sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
2. De melding kan bij voorkeur per e-mail naar compliance@spoelstra-scherer.nl worden verzonden.
3. Ook is het mogelijk om een brief te sturen naar het postadres van AKSS t.a.v. Vertrouwenspersoon.
4. Binnen vijf werkdagen week na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan melder. In deze bevestiging maakt de vertrouwenspersoon ook melding van de procedure en termijn die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.
5. Uiterlijk na vier weken bericht de vertrouwenspersoon aan melder welke maatregelen zijn genomen en hoe de verder afhandeling zal verlopen. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen de termijn van vier weken gedaan kan worden meldt de vertrouwenspersoon dit aan de melder en geeft daarbij aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.

Afhandeling
1. De vertrouwenspersoon informeert de compliance officer en vennoten van AKSS. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
2. Direct na ontvangst van de melding zal de compliance officer van AKSS een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid starten.
3. De compliance officer is bevoegd extern (juridisch) advies in te winnen indien hij dit nodig acht, zijn taken en bevoegdheden zijn voor het overige vastgelegd in de handleiding compliance van AKSS.
4. De compliance officer rapporteert schriftelijk aan de vennoten over zijn bevindingen. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door vennoot te nemen maatregelen.
5. Indien vennoot van het advies wil afwijken wordt dit met de compliance officer besproken.
6. Indien de melding de compliance officer betreft zal de andere vennoot een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.

Vertrouwelijkheid en bescherming
1. De melding geschiedt onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dit geldt ook voor de correspondentie over en de behandeling van de melding.
2. De melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
3. De leiding van AKSS garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren van medewerker binnen AKSS of op de carrière mogelijkheden van medewerker.
4. Indien melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt kan dit melder wordenaangerekend door AKSS.